「文面」と「文章」を使い分けるための具体例を紹介【意味・類義語】

「文面」と「文章」という言葉、日常的に使うことが多いですが、正確にその違いを理解している方は少ないかもしれません。

ビジネスやプライベートでのやりとりにおいて、どちらの言葉を選ぶかによって、相手に与える印象や意図の伝わり方が変わることもあります。

例えば、メールや報告書を作成するときに「文面」を使うべきなのか、それとも「文章」を用いるべきなのか悩んだことはありませんか？

この違いをしっかり理解しておくことは、ビジネスの場面や大事なコミュニケーションで相手に誤解を与えないためにも重要です。

また、類似する言葉が多く存在する中で、どの言葉が最も適切なのかを知ることができれば、書く力も自然と向上します。

この記事では、「文面」と「文章」の違いを分かりやすく解説し、どのように使い分ければいいのかを具体例を交えながらご紹介します。

さらに、それぞれの意味や類義語も掘り下げて解説するので、言葉選びに悩むことがなくなるはずです。

文面と文章の違い

要素	文面	文章
定義	手紙やメールなどに書かれた内容や趣旨を指す。	複数の文が集まって形成される文の集まり。一般的には書かれた内容全体を指す。
使用場面	手紙やメール、ビジネス文書などの具体的な内容や言葉遣いに関連する場面で使われる。	エッセイ、報告書、小説など、長文やまとまった表現を指す際に使用される。
例	「この文面から彼の意図がわかる」	「彼の書いた文章は非常に分かりやすい」
類語	書面、レター	文、テキスト、センテンス

「文面」と「文章」は、どちらも書かれた内容に関連しますが、使われる場面や意味に微妙な違いがあります。

まず、「文章」は複数の文を連ねて、あるテーマや感情を伝えるためのまとまった表現を指します。

 

たとえば、エッセイ、報告書、または小説のような長文がこれにあたります。

一方で「文面」は、その文章の内容や趣旨に焦点を当てた言葉で、特に手紙やメールなど、特定のコミュニケーション手段に使われることが多いです。

文面とは何か

「文面」は、主に手紙や電子メールの内容や表現を指します。

つまり、手紙に書かれた文章全体ではなく、その中に含まれる具体的なメッセージや意図を表すのが「文面」です。

 

また、ビジネスにおいてもメールや通知文などの内容を示す際に使われます。

たとえば、「この手紙の文面から、彼の真意が伝わってきます」といった形で、内容そのものを指し示す言葉として使われます。

文章とは何か

「文章」とは、複数の文が集まって形成される、まとまった内容の表現を指します。

個々の文が連なって、テーマや感情、情報を伝えるものが「文章」です。

 

例えば、エッセイ、報告書、説明文、小説など、さまざまな形式の文書がこれに該当します。

文そのものの構造や全体の流れに重点が置かれるため、「文章を読む」「文章を書く」といった使い方が一般的です。

文面と文章の使い方の違い

「文面」と「文章」の違いは、主にその使用される場面と焦点にあります。

文面は手紙やメールなど、特定のコミュニケーションの内容を指し、その表現やメッセージにフォーカスします。

 

一方、文章は書かれたもの全体を指し、文の構成やまとまりに重きが置かれます。

たとえば、ビジネスの場面で書かれたメールの内容を指して「文面」ということがありますが、報告書や論文全体を示す場合には「文章」を使うのが適切です。

このように「文面」と「文章」は似ているようで、それぞれ異なる意味と使い方を持っています。

用途に応じて正しく使い分けることが大切です。

文面および文章の意味

「文面」と「文章」はどちらも書かれた内容を指しますが、それぞれ異なる使われ方をします。

「文面」は、手紙やメールなどの文章そのものではなく、その中に込められた内容や趣旨を指す言葉です。

一方で「文章」は、いくつかの文が集まってまとまった思想や感情を伝える表現を指します。

文言とその使い方

「文言」という言葉は、文章に使われている具体的な言葉や表現のことを指します。

ビジネスメールや報告書など、内容を正確に伝えるためには適切な文言の選択が重要です。

 

たとえば、文言を適切に選ばなければ、意図が正しく伝わらない可能性があります。

特にビジネスシーンでは、簡潔かつ礼儀正しい表現を心がけることが求められます。

ビジネスシーンでの意味合い

ビジネスシーンでは、文面と文章の使い分けが非常に重要です。

ビジネスメールにおける「文面」は、文章全体の内容や構成に影響を与えるため、細心の注意が必要です。

 

特に取引先や上司へのメールでは、文面の誤りが誤解を生む可能性があります。

ビジネス文書は信頼を築くための重要なツールであり、内容の正確さと敬意を保つことが重要です。

メールにおける文面の重要性

ビジネスメールにおいて、文面は特に重要です。

メールは迅速で直接的なコミュニケーション手段であり、その文面が相手に与える印象が大きいため、しっかりと構成を考える必要があります。

 

例えば、挨拶や名乗り、結びの部分を適切に構成することで、相手に対する敬意を示すことができます。

文面が曖昧だったり、誤解を招く表現が含まれていると、信頼関係に悪影響を及ぼす可能性があります。

メールの文面をしっかり作成することは、ビジネスでのコミュニケーションを円滑に進めるための基本です。

文面と文章の類義語

「文面」と「文章」は、似たような意味を持ちながらも使い方やニュアンスが異なります。

それぞれにはいくつかの類義語が存在し、使う場面によって適切に選択することが重要です。

文面の類語紹介

「文面」の類義語としては、特に手紙や文書に関連する表現が多く含まれています。

文面は、文章そのものではなく、その内容や趣旨に焦点を当てた言葉です。

ビジネスや手紙のやりとりでよく使われます。

文面の類義語の例

● 書面: 文字で書かれた文書や手紙の内容を指します。

文面と同じく、特に手紙や正式な書類に対して使用されます。

● 文書: 文字で記録されたすべての文。

特に公式な書類や書かれた物全体を指すことが多いです。

● レポート: 文章をまとめた報告書の意味で、ビジネスシーンで多用されます。

● 手紙: 文面が具体的に書かれている個別の書状を指す言葉です。

● 文: 文章を構成する最小単位で、一つの文意を伝えるまとまりです。

文章の類語紹介

「文章」は、複数の文が集まって形成される表現全体を指します。

そのため、類義語も内容を伝えるためのまとまった文体を示す言葉が多く含まれます。

文章の類義語の例

● テキスト: 文書全体や書かれた言葉の集合を指します。

デジタル文書にも使われる広い意味を持つ言葉です。

● コンポジション: 英語由来の言葉で、まとまった文章を指す際に使われます。

特に学術的な文章に使用されることが多いです。

● レポート: こちらも、まとめた情報や調査結果を伝える際の文書として使用されます。

● 詩文: 詩的な表現を含んだ文章や文学的な作品を指すことがあります。

● 論文: 研究や論述を目的とした文章です。

学術的な内容を伝える際に多用されます。

文面と文章の類義語比較

「文面」と「文章」は共に書かれた内容を示しますが、類義語の選択には違いがあります。

「文面」の類義語は特に手紙や公式な書類に関連する表現が多く、相手に伝えるべき内容そのものを強調します。

対して、「文章」の類義語は、文の集合体や論理的なまとまりを示す言葉が多く、内容の構成や表現方法に重点が置かれています。

 

文面と文章の類義語の違い

● 文面は、具体的な内容や意図を伝えるものが多く、相手に対して直接的に情報を伝える場面で使用されることが多いです。

● 文章は、表現全体の構成やまとまりに注目した類語が多く、長い文脈や論理的な説明を伴う文章に対して使用されます。

正しい言葉を選んで使い分けることが、効果的なコミュニケーションの鍵となります。

文面の具体的な例文

文面は、ビジネスメールや公式なやりとりでの内容を示す言葉です。

以下では、ビジネスシーン、謝罪文、そして転職活動で使える文面の具体例を紹介します。

それぞれの文面は相手に伝えるべき内容を明確にするため、丁寧かつ適切に構成されています。

ビジネスメールの文面例

ビジネスメールの文面では、簡潔かつ明確な表現が求められます。

宛先や件名、内容を明確にして相手にすぐに内容を理解してもらうことが重要です。

 

この文面は、簡潔に用件を伝え、相手がすぐにアクションを起こしやすい構成になっています。

謝罪文の文面例

ビジネスにおいて謝罪を行う際には、丁寧かつ迅速な対応が必要です。

文面は、問題の内容とお詫び、そして今後の対応策を含めるのが基本です。

この謝罪文では、問題の原因と改善策を明確に示し、再発防止に努める姿勢が伝わる文面となっています。

転職活動での文面例

転職活動においては、応募先企業とのやりとりを円滑に進めるため、礼儀正しい文面が必要です。

特に面接の調整や結果報告では、相手に敬意を払った文面を使うことが重要です。

この文面は、応募の意思を明確にし、丁寧に相手へアクションを促す形になっています。

これらの文面例を参考に、目的に応じて適切な表現を選ぶことで、円滑なコミュニケーションが可能になります。

文章の具体的な例文

文章はビジネスシーンや日常の中で、報告、説明、そして感謝や気持ちを伝える手段として広く使用されます。

ここでは、報告書、説明資料、手紙といった具体的な場面での文章例を紹介します。

報告書の文章例

報告書は、業務の進捗や結果を共有するために重要です。

書く際には、客観的な事実を簡潔に伝え、必要に応じて所見を付け加えます。

特に上司や社外向けの場合は、敬意を持って事実を述べることが重要です。

この報告書では、進捗や問題点を簡潔にまとめ、所見を付け加えることで改善策を提案する形になっています。

説明資料の文章例

説明資料は、特定のテーマについての情報を共有するために使用されます。

読者が簡単に理解できるように、ポイントを明確に整理して書くことが重要です。

 

この説明資料では、製品の利点を簡潔に示し、具体的な手順も明記しています。

手紙の文章例

手紙は、ビジネスや個人的な場面で、感謝や報告、依頼を行うための重要なコミュニケーション手段です。

特に手紙では、相手に対する丁寧さが求められます。

この手紙は、ビジネス相手への感謝を丁寧に表現する例です。

以上の例を参考に、それぞれの場面に合った文章を作成することで、伝えたい内容を効果的に伝えることができます。

文面作成時の注意点

文面を作成する際には、相手に対して明確かつ適切な印象を与えるためにいくつかのポイントを押さえる必要があります。

ここでは、「乱筆乱文を避ける方法」、「相手を意識した体裁」、「失礼にならない表現方法」に分けて具体的に説明します。

乱筆乱文を避ける方法

「乱筆乱文」とは、読みにくい文字や乱雑な文章を指します。

ビジネスメールや手紙において、乱筆乱文を避けるためには、以下の方法を心がけることが大切です。

 

✔ 読みやすいフォントを選ぶ：手書きの文字であれば、丁寧に書くことが基本ですが、メールではシンプルで見やすいフォントを選びます。

特にビジネス文書では、装飾を避け、標準的なフォントを使用しましょう。

✔ 文章を簡潔にまとめる：1つの文に多くの情報を詰め込みすぎると、読みにくくなります。

1つの文には1つのアイデアを盛り込み、文章を短くシンプルに保つことを意識します。

✔ 文の構造を整理する：5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を活用し、文章を体系的に整理することで、内容が理解しやすくなります。

✔ 誤字脱字を避ける：書いた後は必ず自分で見直し、必要であれば第三者に確認を依頼することで誤字脱字を防ぎます。

✔ 適切な読点の使用：文が長すぎると、意味が伝わりにくくなるため、適切に読点を使い、読みやすく整えます。

相手を意識した体裁

文面の体裁は、相手に与える印象を大きく左右します。

相手が誰であるかによって、文のフォーマルさやトーンを変える必要があります。

 

✔ 敬語の使用：特にビジネスシーンでは、敬語や丁寧語を正しく使うことが重要です。

相手の役職や立場に応じた適切な敬語を選びましょう。

✔ 適切なフォーマット：ビジネス文書では、「挨拶」「名乗り」「本文」「結び」の構成が基本です。

特に相手が初めての場合や、重要な内容を伝える場合は、正しいフォーマットに沿った文章を作成することが大切です。

✔ 見やすいレイアウト：長文になる場合は段落ごとに区切り、箇条書きや太字を使って重要なポイントを強調すると、読みやすくなります。

失礼にならない表現方法

ビジネスメールや手紙において、相手に失礼な印象を与えないためには、言葉の選び方に細心の注意を払う必要があります。

 

✔ 適切な表現を使う：「乱筆乱文」といったへりくだった表現を用いる際は、相手の性格や文脈を考慮する必要があります。

過度にへりくだると逆効果になる場合もあるため、状況に応じた表現を選びましょう。

✔ クッション言葉の活用：依頼やお願いをする際には、クッション言葉を使うことで、相手に配慮した表現にすることができます。

たとえば、「お手数をおかけしますが」「恐縮ながら」などの言葉を用いると、柔らかい印象を与えます。

✔ 相手に感謝の気持ちを伝える：文の最後には、相手に対する感謝や今後の関係を重視する言葉を加えると、より良い印象を与えることができます。

「何卒よろしくお願い申し上げます」などが典型的な表現です。

 

文面作成時にこれらの点を意識することで、相手に誤解を与えず、丁寧かつ効果的なコミュニケーションが可能になります。

効果的な文面と文章の使い方

「文面」と「文章」を使い分けることは、マーケティングやビジネスの場面で非常に重要です。

それぞれの特性を理解し、適切な方法で活用することで、効果的なコミュニケーションが可能となります。

マーケティングでの活用法

マーケティングでは、文章や文面を使って商品やサービスを魅力的に伝えることが求められます。

特にオンライン上では、文章が読者の注意を引きつけ、行動を促すための重要な役割を果たします。

 

✔ ダイレクトマーケティング: ダイレクトメールやメルマガなどでは、文章が購読者の興味を引き、行動に繋がるかどうかがポイントです。

シンプルでありながら訴求力のある文面が、コンバージョンに結びつきます。

✔ セールスライティング: セールスライティングでは、商品やサービスのベネフィット（恩恵）を明確に伝えることが重要です。

読み手が具体的なメリットを感じられるよう、短くインパクトのある文章が効果的です。

✔ コンテンツマーケティング: 顧客の興味を引き続けるためには、質の高い文章が必要です。

ブログやコラムなどでは、わかりやすく読み手に価値ある情報を提供することで、顧客との長期的な関係構築が可能です。

ビジネスの場面での使い分け

ビジネスシーンでは、「文面」と「文章」を適切に使い分けることがコミュニケーションを円滑に進める鍵となります。

 

✔ 文面の使い方: ビジネスメールや手紙など、相手に送るメッセージが重要な場合には「文面」が適切です。

文面は、具体的な内容やメッセージを指し、相手に対して失礼がないよう丁寧に構成する必要があります。

✔ 文章の使い方: 報告書や企画書など、複数の文が連なり、まとまった内容を伝える際には「文章」を使います。

特にビジネス文書では、目的や結論を明確にし、読み手が要点をすぐに理解できるように構成します。

コミュニケーションにおけるポイント

コミュニケーションの場では、文面や文章が誤解を招かないように工夫することが大切です。

✔ 相手を意識する: 誰が読むかを意識して、適切な敬語や言葉遣いを使うことが大切です。

特にビジネスコミュニケーションでは、相手の立場を考慮した文面が求められます。

✔ 一貫性を持たせる: 長い文章では、文末表現の一貫性を保ち、リズムを大切にします。

また、重要なポイントを強調し、冗長にならないように心がけることが重要です。

文面と文章を効果的に使い分けることで、マーケティングやビジネスの場面でのコミュニケーションがスムーズに進むようになります。

適切な表現方法を取り入れて、相手に伝わりやすい文章を心がけましょう。

文面と文章におけるチェックポイント

文面や文章を作成する際、最終的に内容を見直し、修正や訂正を行うことは重要です。

ここでは、文面や文章を完成させるための重要なチェックポイントを3つに分けて解説します。

査収時の注意点

文面や文章が相手に正確に伝わるよう、査収前のチェックが欠かせません。

誤字や脱字だけでなく、論理的な流れや適切な表現ができているかを確認することが重要です。

 

✔ 誤字脱字のチェック: 特にビジネス文章では、誤字や脱字があると信頼を失う恐れがあります。

自動校正ツールだけでなく、手動でのチェックも行いましょう。

✔ 一貫性の確認: 文面全体の文末表現やフォーマットが一貫しているか確認しましょう。

「ですます調」と「である調」の混在を避け、統一することが必要です。

✔ 事実確認: 数値やデータが正確で最新かどうかを再確認します。

例えば、統計や人口のデータを使う際は「約〇〇」と表記することで、変動する情報にも対応できます。

✔ 読みやすさの確認: 文の長さが適切か、句読点が適切に使われているかも重要なポイントです。

読みにくい箇所があれば適宜修正しましょう。

✔ 音読の推奨: 文章を声に出して読むと、リズムや自然さを確認でき、文の不自然さに気づきやすくなります。

必要な修正と訂正のポイント

文章を仕上げるためには、誤りを訂正し、必要に応じて修正を行うことが重要です。

修正と訂正には違いがあり、それぞれの意味を理解して使い分けることが大切です。

 

✔ 訂正: 誤字や事実誤認など、明確な間違いを修正する際に使われます。

たとえば、名前や数値の誤りを正しく訂正することです。

✔ 修正: 内容をより適切に表現するための変更を指します。

例えば、文章が冗長になっている場合、短く簡潔にまとめる修正が必要です。

✔ 表現の見直し: 過剰な言い回しや誤用が含まれていないか確認します。

過度な強調や断定的な表現は、相手に誤解を与える可能性があるため慎重に修正しましょう。

✔ 形式の修正: 使用するフォントや文字サイズ、レイアウトも整えることが必要です。

特にビジネス文書では体裁を整えることで、読み手に好印象を与えます。

✔ 曖昧な表現を避ける: 「多くの人」「長い時間」などの曖昧な表現は、具体的な数値や期間を示すことで、より信頼性が高まります。

相手への配慮と体裁

相手に対して失礼がないか、適切な配慮がなされているかは重要なポイントです。

特にビジネスシーンでは、文章の内容だけでなく、体裁も相手に良い印象を与えるための要素となります。

 

✔ 敬語と丁寧語の確認: 相手に対して適切な敬語が使われているかを確認します。

特に取引先や目上の方には、謙譲語や丁寧語を正確に使用することが求められます。

✔ クッション言葉の使用: 相手に依頼やお願いをする際には、「お手数をおかけしますが」「恐縮ながら」といったクッション言葉を入れると、より丁寧で配慮のある文面になります。

✔ 体裁の整備: 文書全体のフォーマットや余白、段落の配置を整えることで、読みやすさが向上します。

また、相手に対する敬意を示すためにも、体裁の整った文書を心がけましょう。

✔ 長さの調整: 長すぎる文章は読み手に負担を与えるため、重要なポイントに絞って短く簡潔にまとめることが大切です。

✔ 締めの言葉: 文の最後に「何卒よろしくお願い申し上げます」といった、相手を敬う結びの言葉を入れることで、より丁寧な印象を与えます。

文面と文章の最終確認は、ミスを減らすだけでなく、相手への配慮や文書の信頼性を高めるためにも重要です。

英語表現としての文面と文章

英語での「文面」と「文章」の使い分けは、日本語と同様に重要です。

それぞれの状況や目的に応じて、適切な英語表現を選ぶことで、より効果的なコミュニケーションが可能となります。

文面の英語表現

「文面」に相当する英語表現は、特にビジネスシーンにおいて、メールや手紙で使われます。

文面は「written content」や「wording」といった表現で訳されることが多く、特定のメッセージや言い回しに焦点を当てています。

ビジネスメールでは、次のようなフレーズが一般的です。

文面では、特に相手に対して敬意を示し、丁寧な表現を使うことが求められます。

上記の例は、日常的なビジネスコミュニケーションでよく使われるフレーズです。

文章の英語表現

「文章」は「written text」や「article」として表現され、ビジネスレポートや企画書などの長文に焦点を当てます。

文章全体の構成やメッセージを伝える際には、より包括的な表現が使われます。

次のような例が適しています。

文章では、明確に構造を整えた表現が求められます。

報告書や提案書においては、5W1H（誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのように）を意識した文章が効果的です。

ビジネスにおける英語表現の注意点

ビジネスの場面では、英語の文面や文章を適切に使い分けることが非常に重要です。

いくつかの注意点を押さえておくと、効果的なコミュニケーションが可能になります。

 

✔ 簡潔さと明確さを優先する: 英語では、できるだけ簡潔に伝えることが好まれます。

特にビジネスメールでは、長々とした前置きを避け、すぐに本題に入るのがポイントです。

✔ 丁寧な表現を心がける: 英語には日本語のような敬語体系はありませんが、丁寧な表現が重視されます。

「Could you possibly...」や「I would appreciate it if...」のようなクッション言葉を使うと、より丁寧な印象を与えます。

✔ 文化的な違いを理解する: 英語圏のビジネス文化では、シンプルかつ直接的な表現が好まれることが多いです。

 

ただし、フォーマルな場面では、改まった表現も必要になるため、相手やシチュエーションに応じた使い分けが重要です。

このような点に注意して、適切な英語の文面や文章を作成することで、国際的なビジネスシーンでも円滑なコミュニケーションが可能になります。

まとめ

今回の記事では、「文面」と「文章」の違いをわかりやすく解説し、それぞれの使い方や場面に応じた具体的な例を紹介しました。

ビジネスや日常のコミュニケーションにおいて、適切に使い分けることで、相手に正確なメッセージを伝えることができます。

以下が、記事のまとめポイントです。

文章は明確な構成で伝えるべき情報を整理することが大切です。

これらを参考に、適切な言葉を使い分けてコミュニケーションをより効果的にしましょう。

最後までご覧頂きありがとうございました。